Como fazer apresentações convincentes
Imagine que as pessoas da sua empresa conseguem fazer apresentações inspiradoras que convencem os clientes a comprar. Isso impulsionaria o crescimento do seu negócio?
É frequente ouvir dizer que um dos maiores medos dos adultos é falar em público, por isso muitos evitam estar nessa situação.
Na área comercial, isso não é uma opção, porque fazer apresentações é inevitável para um vendedor ou para um gestor de vendas. Pode não ser para uma grande audiência num palco, mas é frequente ser para um grupo de pessoas numa sala de reuniões. Ou até apenas para uma pessoa.
Para se ter êxito nas outras áreas, também é essencial conseguir convencer os interlocutores a aderir às ideias apresentadas.
Em suma, quer estejamos ou não na área comercial, é essencial dominar a técnica de fazer apresentações convincentes, de
maneira a ter êxito na adesão dos interlocutores às nossas ideias.
Além disso, há algo que muitas vezes escapa aos apresentadores. Não é apenas o teor da apresentação que está em causa, também está sob escrutínio a marca pessoal do apresentador, que deve encarar a apresentação como um excelente contexto para a promover.
Uma história
Há vários anos, quando ainda não havia smartphones e era pouco comum as pessoas terem acesso a câmaras de filmar, participei numa formação sobre técnicas de apresentação.
Foi simultaneamente aterrador e inspirador.
Foi aterrador porque evidenciou a minha incompetência em apresentações. A primeira parte da formação foi preparar uma apresentação de 5 minutos e fazê-la diante de uma câmara. A segunda parte foi ver o vídeo. O meu desempenho foi tão mau que eu tive vontade de me esconder. A terceira parte foi a descrição das práticas adequadas para fazer apresentações e a quarta e quinta partes foram a repetição das duas primeiras. Houve uma melhoria, já não tive vontade de me esconder, mas ainda assim foi sofrível.
Foi inspirador porque me levou a perceber que persuadir as pessoas a aderir ao que eu dizia seria muito difícil sem melhorar significativamente a minha competência em apresentações, o que fui fazendo de forma incremental ao longo do tempo – e ainda continuo a fazer.
Os 5 Ps das apresentações convincentes
Fazer apresentações convincentes não é insuperável, basta ter método.
Vamos abordar cada fase do processo ilustrado acima (5 Ps) considerando o contexto de um processo de compra e venda de uma solução para resolver um problema de negócio, sendo aplicável para outros contextos com as devidas adaptações.
Na primeira fase (Planeamento) é preciso tratar de 3 questões:
- Participantes: compreender qual é o cargo de cada participante e o seu papel no processo de decisão de compra. Saber o cargo permite definir o grau de detalhe e o equilíbrio entre simplicidade e tecnicidade da apresentação. Saber o papel (ver As razões pelas quais as pessoas compram) permite definir o conteúdo da apresentação consoante os 3 tipos de papel:
- Comprador final: toma a decisão definitiva de compra, está focado no retorno do investimento e no impacto na organização, ou seja, no output.
- Compradores utilizadores: avaliam o impacto da compra no seu trabalho, estão focados no impacto da solução nas suas responsabilidades, ou seja, no desempenho.
- Compradores técnicos: avaliam aspetos quantitativos e requisitos a cumprir, estão focados em pré-selecionar
as soluções viáveis à partida, ou seja, no input.
- Tempo: compreender a duração da apresentação, se pode ou deve ter perguntas e respostas e de quanto tempo dispomos para a preparar.
- Logística: organizar a apresentação como se fosse um evento, lidando com todas as questões relevantes, por exemplo convites, transporte, espaço, segurança, lugares, equipamento, materiais, roupa, acompanhamento, alimentação.
Na segunda fase (Preparação) é preciso tratar de 3 questões:
- Fim: começar sempre pelo fim, ou seja, pela finalidade, que consiste em responder a 4 perguntas:
- O que quero que os participantes sintam no fim da apresentação.
- O que quero que os participantes façam depois da apresentação.
- O que quero que os participantes saibam durante a apresentação.
- O que quero que os participantes digam durante apresentação.
- Estrutura: na maior parte dos casos a sequência da apresentação deve ser:
- Valor: abordar as motivações de compra corporativa (consoante os 3 papéis dos compradores) e as motivações de compra individual (funcional, emocional e económica) dos participantes na apresentação (ver As razões pelas quais as pessoas compram).
- Solução: descrever a solução que propomos para o problema de negócio.
- Problema: descrever o nosso entendimento do problema de negócio, as suas causas e consequências.
- Síntese: identificar as questões nucleares do valor, da solução e do problema.
- Convite: convidar à ação.
- Conteúdo: consiste na informação a incluir nos 5 capítulos da estrutura. Além das questões técnicas, deve incluir histórias (porque o nosso cérebro está desenvolvido para memorizar melhor as histórias) e humor (porque o nosso cérebro gera serotonina, o que nos dá uma sensação de bem-estar). Caso se use um suporte audiovisual para a apresentação, deve ter as seguintes orientações:
- Apresentar 3 ideias de cada vez em cascata (nem sempre é possível, mas é conveniente porque as pessoas têm mais facilidade em memorizar dessa forma).
- Apresentar pouco conteúdo de cada vez, lembrando que o conteúdo é apenas o suporte da apresentação, ou seja, a atenção deve manter-se no apresentador.
- Usar multimédia, para evitar monotonia (que pode causar sono).
- Usar uma fonte sans serif 14+ para facilitar a leitura.
Na terceira fase (Prática) é preciso tratar de 3 questões:
- Ensaio: ensaiar é essencial devido à importância da linguagem não verbal na eficácia da comunicação. Segundo Albert Mehrabian, as componentes visual, oral e verbal da comunicação pesam respetivamente 55%, 38% e 7% na inspiração de confiança nos interlocutores.
- Filmagem: praticamente todas as pessoas têm uma boa câmara de filmar disponível no seu smartphone, por isso filmar o nosso ensaio é muito simples e é extremamente eficaz para conseguirmos perceber o que estamos a fazer bem e mal na apresentação, permitindo aperfeiçoá-la.
- Feedback: para além do nosso próprio feedback, que obtemos ao visualizar o vídeo do ensaio, é importante pedir feedback a outras pessoas para aperfeiçoar a apresentação.
Na quarta fase (Performance) é preciso tratar de 2 questões:
- Aquecimento: tal como nenhum atleta de alta competição faz a sua performance sem aquecer, ninguém deve fazer uma apresentação sem aquecer e modelar a voz (dado que a voz é o seu instrumento principal de comunicação), sem ensaiar o arranque e sem respirar fundo imediatamente antes de começar.
- Execução: o apresentador deve ter em atenção 3 questões fundamentais para o êxito:
- Confiança: evitar notas em papel ou noutro meio, usar humor, contar histórias e conectar com a audiência (i) estabelecendo contacto visual, (ii) movimentando-se naturalmente em palco e (iii) não mostrando nervosismo. Para conseguir tudo isto é essencial ensaiar antes.
- Clareza: projetar bem a voz, falar eloquentemente (sem muletas orais como “aaaaah”, “ok”, “tá bem”, “né”, “portanto”, …) e encadear as ideias.
- Organização: apresentar-se no início, cumprir o tempo previsto e, caso haja vários apresentadores, passar a
palavra com suavidade, sendo essencial usar um único computador (se houver
suportes audiovisuais).
Na última fase (Provisão) é preciso tratar de 2 questões:
- Partilha: enviar o conteúdo (parcial ou total) aos participantes.
- Seguimento: estabelecer contacto posterior com os participantes para continuar o desenvolvimento da relação profissional.
Conclusão
Fazer apresentações convincentes exige método e prática. À medida que vamos fazendo apresentações, vamos aperfeiçoando a técnica e sendo cada vez mais eficazes na persuasão dos interlocutores e na promoção da nossa marca pessoal. A maneira certa de encarar uma apresentação é como uma ocasião para desenvolver relações de confiança de longo prazo com os interlocutores e não como uma ocasião que pode afetar a nossa integridade física ou mental. No entanto, é verdade que a nossa reputação está em causa, por isso é preciso preparar convenientemente.
Os 5 Ps das apresentações convincentes descrevem o processo, mas ainda falta dominar as técnicas de apresentação em cada fase, o que deixo para um artigo posterior.
Agora que já sabe o que precisa para fazer apresentações convincentes, desenvolva a sua competência e a da sua equipa, pois isso certamente contribuirá para fazer crescer o seu negócio.
Filipe Simões de Almeida
Managing Partner, Fi Consulting
Publicado em 16-06-2025